Всем привет! Меня зовут Сергей. Я владею городской службой доставки. Каждый день наши курьеры и водители развозят сотни заказов по городу и области. Когда число доставок почти удвоилось, мы были воодушевлены. Но радость длилась недолго: спустя пару месяцев стало понятно, что расходы на бензин растут быстрее выручки. Это начало ощутимо бить по прибыли, и я решил разобраться, в чем дело.
📉 Ловушка роста: где именно мы теряли деньги
Сначала казалось, что дело просто в росте количества поездок. Но детальный разбор расходов с финансистом открыл глаза на системные дыры, через которые буквально утекали деньги:
➡️ Хаотичные заправки. Курьеры заезжали на первые попавшиеся АЗС по пути, не глядя на цену.
➡️ Лишние километры. Без контроля лимитов у водителей появлялись неучтенные перепробеги, не связанные с маршрутами.
➡️ Отсутствие единых правил. Каждая смена работала по-своему: кто-то заправлялся заранее, кто-то впритык, лимитов на день не существовало.
➡️ Бумажный ад. Часть расходов шла через личные карты сотрудников. Чеки заливали кофе, теряли, приносили с задержкой. В итоге НДС с части трат просто не возвращался, а бухгалтерия тонула в сверках.
Главная проблема: мы не могли посчитать реальный расход топлива на один заказ. А для служб доставки это ключевой показатель прибыльности каждого отдельного заказа
😲 Цифры, которые нас неприятно удивили
Когда мы свели данные за месяц, картина оказалась пугающей. Для чистоты эксперимента мы брали наш основной автопарк: 22 легких коммерческих автомобиля (типа Lada Largus и ГАЗель), которые работают на доставке по городу и ближайшему пригороду в две смены. Средний пробег каждой машины — около 180–200 км в день.
🟡 Общий счет за бензин: 780 000 ₽ в месяц.
🟡 Лишние расходы: 180 000 ₽ (почти четверть всей суммы!).
Из чего сложились эти потери:
⚫ 60 000 ₽ — переплата на невыгодных АЗС;
⚫ 45 000 ₽ — лишние километры и отклонения от маршрутов;
⚫ 40 000 ₽ — потерянные чеки и ошибки в компенсациях;
⚫ 35 000 ₽ — НДС, который мы не смогли вернуть из-за отсутствия документов.
В пересчете на одну доставку это добавляло 12–15 ₽ к себестоимости. На объеме в 600 заказов в день сумма становилась слишком большой, чтобы её игнорировать.
💪 Как мы взяли топливо под контроль
Нам было важно сделать расходы управляемыми, не ломая привычную работу курьеров. Решением стал переход на Яндекс Заправки для бизнеса.
Процесс перестройки занял минимум времени, но изменил всё:
1️⃣ Настроили лимиты. Установили четкие ограничения по сумме и типу топлива для каждой смены и каждого сотрудника.
2️⃣ Оцифровали заправки. Все данные теперь стекаются в один личный кабинет. Я вижу каждую операцию: кто, где и на сколько заправился.
3️⃣ Убрали бумажки. Курьеры заправляются через приложение. Больше никаких чеков в бардачках — бухгалтерия получает закрывающие документы автоматически по ЭДО.
4️⃣ Прозрачный возврат НДС. Теперь каждая копейка налога подтверждена документально и возвращается в бюджет.
📈 Результат через 2 месяца: рост прибыли, а не только оборота
Уже через пару месяцев хаос сменился порядком. Мы убрали те самые 180 000 ₽ лишних трат, но главное — получили прозрачность.
Теперь топливо на один заказ — это прогнозируемая величина. Мы видим перерасход по каждому курьеру, можем точно считать маржинальность разных районов доставки и легко масштабироваться в новые зоны. Бухгалтерия освободила около 10 часов в неделю, которые раньше уходили на рутину с чеками.
🔔 Но самое важное для меня как владельца — рост бизнеса снова начал превращаться в рост прибыли, а не просто в рост оборота. Для службы доставки это критично. Потому что когда заказов становится больше, выигрывает не тот, кто просто быстрее растёт, а тот, кто умеет держать под контролем себестоимость каждого заказа. И для нас расходы на бензин стали именно таким управляемым показателем.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт Яндекс Заправок для бизнеса и начать экономить на топливе уже с первой заправки.