Командировка сотрудника: подводные камни и 1 решение

1,9 тыс. прочитали  •  1,5 мин.

Яндекс Go для бизнеса

размещено на Промо​​​​​​​Страницах

Отправить сотрудника в командировку — та ещё задачка. HR или другой сотрудник, ответственный за командировки, должен найти и забронировать отель, бухгалтер — разобраться с документами. А сотруднику все время поездки нужно бережно собирать чеки, чтобы не платить за транспорт или еду из своей зарплаты. Все это отвлекает от основной работы.

Есть выход — начать пользоваться сервисом Яндекс Командировки. Рассказываем, как он помогает с бронированием билетов и отелей, упрощает контроль за расходами и избавляет от лишних вопросов налоговой.

Проблема 1: искать отели и билеты либо долго, либо дорого

Руководители компаний стоят перед сложным выбором, когда решают, кому поручить организацию командировки. Есть два варианта:

Первый — передать задачу HR или офис-менеджеру. Минус в том, что это будет сильно отвлекать их от основных задач и нарушит процессы внутри компании. В итоге отель найдут, но вода для кулера приедет на несколько дней позже или кандидаты на важную вакансию не будут подходить по компетенциям.

Второй — обратиться в агентство. Но тогда вы заплатите сверху комиссию за их услуги. К тому же выбор жилья будет ограничен гостиницами-партнерами, что не всегда удобно. Не исключено, что в итоге работнику придется ездить через весь город.

⭐ Решение: зарегистрировать личный кабинет в Яндекс Командировках, выбрать подходящие билеты и отель внутри сервиса. Его использование бесплатное: никаких скрытых платежей, подписок или комиссий. Вариантов билетов и проживания очень много, поскольку предложения повторяют каталог Яндекс Путешествий.

Плюс в том, что не придется долго искать жилье, открывая множество сайтов и вручную сравнивая цены. Сервис помогает быстро выбрать отель по вашим параметрам — просто используйте фильтры и смотрите их расположение на интерактивной карте.

Также есть возможность постоплаты — сроки рассчитываются для каждой компании индивидуально. А если возникнут вопросы или сложности во время проживания, специалисты быстро ответят в чате или по телефону. Помогут даже ночью и в выходные дни.

Проблема 2: сложно планировать расходы сотрудника

Вечная дилемма руководителей: дать сотруднику на командировку денег с запасом или все рассчитывать впритык. У обоих вариантов есть свои недостатки.

В первом случае у работника будет соблазн потратить деньги на себя. А во втором, если средств все же не хватит, ему придется использовать личные деньги. В итоге компания должна будет компенсировать расходы, что приведет к еще большей бумажной волоките.

⭐ Решение: в каждую отдельную командировку можно добавить фиксированные лимиты трат сотрудника на сервисы Яндекса: Такси, Доставка, Заправки, Драйв, Еда, Лавка, Маркет. При необходимости лимиты можно увеличить, но так точно можно избежать излишек.

В итоге сотрудник будет пользоваться привычными мобильными приложениями сервисов Яндекса, но сможет оплачивать покупки с корпоративного счета в рамках лимитов. Если же вдруг денег будет не хватать, руководитель может легко поднять «потолок» — это займет пару минут.

Подробные отчеты по всем расходам видны в реальном времени, так что сотрудник не будет тратить лишних денег просто так.

Проблема 3: вечные вопросы налоговой к представительским расходам

Оформление представительских расходов — страшный сон любого бухгалтера. Дело в том, что налоговики часто ставят их под сомнение: был ли это расход по делу или просто ради развлечения сотрудников?

ФНС может запросить не только приказ руководителя о командировке и смету, но даже отчет о проведении мероприятия и его успешности. Да-да, если переговоры прошли неудачно, то инспекторы могут оспорить целесообразность трат.

⭐ Решение: в личном кабинете Яндекс Go для бизнеса все закрывающие документы формируются автоматически. Вам будут доступны акт и счет-фактура. А главное, что у налоговой не появится к ним вопросов — сразу видно, на что именно потрачены деньги.

ФНС будет знать, сколько ушло конкретно на еду, на такси или на отель. Компания же может распоряжаться услугами внутри Яндекс Командировок по своему усмотрению.

Подключитесь к Яндекс Go для бизнеса за 5 минут

Вам будут доступны не только Командировки, но и другие полезные сервисы для бизнеса экосистемы Яндекса: Такси, Доставка, Заправки, Драйв, Еда, Лавка, Маркет. А пользоваться личным кабинетом сможете из любого браузера или приложения Яндекс Go для смартфона.

Достаточно сделать три простых шага:

Шаг 1. Заполните небольшую форму на сайте. Сразу после этого вы получите полный доступ к личному кабинету. Нужно лишь пополнить корпоративный счет, чтобы начать пользоваться сервисами.

Шаг 2. Добавьте сотрудников в сервис. Это можно сделать на одноименной вкладке «Сотрудники» — нужно лишь внести информацию по короткому шаблону. Так они получат возможность платить с корпоративного счета, когда вам это будет нужно.

Шаг 3. Оформите билеты и забронируйте жилье, а после настройте лимиты. В каждую отдельную командировку можно добавить свой набор сервисов, и к каждому выставить ограничение по тратам. Позднее настройки легко регулировать: менять лимиты, добавлять сотрудников или подключать новые услуги.

Яндекс Командировки превращает утомительный процесс организации командировок в простую задачу. Переходите по ссылке и подключайтесь!