Как в прогрессивных компаниях оформляют командировки

Командировки — обычное дело для многих компаний. По классике их оформлением может заниматься управляющий менеджер, руководитель организации, администратор, эйчар или просто выделенный работник.

И тут есть два пути, как можно организовать командировку 👇🏼

❌ Сравниваете предложения агрегаторов или обращаетесь в агентство за подбором с комиссией, просите сотрудника собирать чеки и обосновываете целесообразность каждого отдельного расхода.

✅ В одном месте нашли гостиницу, выделили деньги на трансфер и питание, а после — скачали готовые отчеты для налоговой. В статье — три реальных кейса в разных нишах. Владельцы и эйчары рассказывают, как работает сервис и как с его помощью удалось упростить организацию командировок.

Кейс про чеки-потеряшки: автоматизация командировок и снижение человеческого фактора

Компания производит сыр и отдает его на реализацию в магазины. Частота командировок — около 20 в месяц.

Долгое время фирма работала на полном доверии к сотрудникам — те сами оформляли командировки с предоставлением чеков. Однако чем больше расширяли штат, тем сильнее терялся контроль, часто срабатывал человеческий фактор (потеря чеков стала уже просто банальной проблемой).

Больше всего руководству хотелось минимизировать личные ошибки сотрудников. С Яндекс Go для бизнеса в организации наладили контроль, все траты теперь контролируются в одном личном кабинете: от брони отелей до расходов на такси. Стало легко принимать их к учету и формировать итоговый отчет — собирать чеки от сотрудников больше стало не нужно. Закрывающие документы тоже создаются внутри сервиса. Счет автоматически придет бухгалтеру, а реестр поездок в любой момент можно выгрузить в личном кабинете.

Компания ушла от услуг агентства, чтобы больше контролировать процесс и не переплачивать

Компания занимается оптовой торговлей машинного оборудования. Сотрудники летают в другие города РФ около 50 раз каждый месяц.

Пару лет их эйчар занимался организацией командировок вручную. И вот недавно руководство созрело до делегирования этой задачи агентству. Казалось бы, идеальный вариант — за тебя все делают на аутсорсе. Однако позже обнаружилось много минусов: нет ни личного кабинета для контроля, ни единой выборки отелей, то есть все равно часто приходится искать самостоятельно, к тому же платишь агентскую комиссию. Хотя агентство по сути только оформляет бронь, которую можно оплатить с юрсчета, но оно не несет дальнейшую ответственность за размещение.

С Яндекс Go для бизнеса оказалось сильно проще. Все сервисы внутри Яндекс Командировок — это экосистема Яндекса. Так что стоимость там финальная, без наценок. Выбор гостиниц приличный, удобно фильтровать по цене и другим критериям. А если вдруг что-то пойдет не так, в распоряжении сотрудников есть поддержка 24/7.

Интерфейс привычный, многие сотрудники организации уже пользовались приложением как физлица, а бизнес-профиль ничем не отличается кроме особых опций. Так что долго разбираться не пришлось, а это определенно плюс. Для тех, кто не хочет использовать приложение, есть версия для ПК — тоже максимально понятная.

А в этой компании хотели, чтобы каждый сотрудник мог САМ быстро и прозрачно оформить себе командировку

В крупной компании по производству бумаги в Брянске количество командировок соответствующее — 100 в месяц.

Задача лежала на офис-менеджере — он тратил уйму времени на поиск отелей в агрегаторах, при этом не все из них были доступны. Такая рутина угнетала. Ситуация отягощалась частой потерей чеков, кроме того, в спешке было легко совершить ошибку — попробуй не перепутать условия всех поездок. Ладно бы было командировок пять за месяц, но тут их 100! Можете себе представить, сколько бюрократии и убытков бывает при таком раскладе?

Прежде всего главные менеджеры хотели наладить персональные доступы в одном сервисе, чтобы каждый сотрудник мог все делать сам и предоставлял чеки в электронном виде.

Яндекс Go для бизнеса здесь идеально подошел. В приложении можно раздать доступы сотрудникам, чтобы они сами собирали командировку под себя. Риски запутаться минимальны — интерфейс приложения понятен и похож на все сервисы Яндекса для физлиц. При этом можно настроить лимиты на транспорт и еду и контролировать большую часть расходов в командировке. Для оплаты нужно заранее пополнить баланс — списание происходит напрямую с юрсчета компании. Если бухгалтер вдруг не успел закинуть денег вовремя, то есть возможность постоплаты.

Выгрузка всей информации по командировке для конкретного сотрудника находится в одном файле, больше никаких потерь бумажных документов и ваучеров. У человека перед глазами единственный личный кабинет по всем опциям: больше никуда ходить не надо. Руководитель или офис-менеджер в любое время могут посмотреть, где какой сотрудник размещается и в какие сроки будет заселение и выезд.

Вывод

Командировки объединяют несколько сервисов из экосистемы Яндекса Go для бизнеса — например, Путешествия, Такси, Драйв, Еду или Лавку.

Яндекс Go для бизнеса помогает грамотно организовать командировку, провести оплату прямиком с расчетного счета в одном приложении, а после сформирует отчеты для налоговой. Вам останется только самому начислить работнику суточные за каждый день.

Заинтересовались?

Переходите на сайт сервиса, чтобы зарегистрировать бизнес-кабинет. Вам больше не придется нервничать из-за случайных ошибок сотрудников, утерянных чеков, комиссий и других организационных сложностей.