Чек-лист: как учитывать командировочные в 2024 году

Отправляя сотрудника в командировку, нельзя просто выдать ему наличку на билеты, питание и жилье. Важно задокументировать каждую трату, причем разные расходы учитываются по-своему. Но переживать не о чем — мы разложили все актуальные правила по полочкам.

А чтобы избежать бумажной волокиты, советуем подключить сервис Яндекс Командировки. Через него удобно следить за расходами на жилье, билеты, питание, такси и даже личный автомобиль. При этом все чеки и отчеты формируются автоматически — количество рутины сокращается в разы.

Расходы на авиабилеты

Есть два варианта. Первый — работник сам покупает билеты до места командировки и обратно, а работодатель возмещает их стоимость. Второй — все сразу делает компания. Для учета транспортных расходов нужны подтверждающие документы, плюс важно отразить расходы в авансовом отчете по завершении командировки.

✈️ Бухгалтерии понадобятся маршрутная квитанция, распечатанный электронный билет и посадочный талон. Если последнего нет, придется брать справку о полете на стойке авиакомпании в аэропорту.

⭐ Как помогают Яндекс Командировки? В сервисе можно легко найти и оформить билеты на самолет как по России, так и в другую страну. Предложений тысячи, а цены такие же, как для физических лиц, — без комиссий и скрытых платежей.

Чек-лист: как учитывать командировочные в 2024 году

После покупки билетов в личном кабинете можно будет скачать документы для подтверждения расходов — маршрутную квитанцию и электронный билет с указанием всех данных поездки. Сотруднику будет важно только сохранить посадочный талон. Реестр поездок по каждому сотруднику можно будет выгрузить в любой момент.

Все закрывающие документы тоже будут сформированы автоматически, в том числе акт выполненных работ и счет-фактура для возврата 20% НДС. Они появятся в личном кабинете в начале месяца, следующего за отчетным, или их можно будет скачать из личного кабинета. Именно поэтому вам не придется тратить время на оформление и ожидание нужных бумаг.

Расходы на другие виды транспорта

Во время командировки сотрудник может пользоваться такси, каршерингом или личным автомобилем — деньги за этот транспорт возмещает работодатель. Но, конечно же, снова будут нужны разные подтверждающие документы.

🚕 Такси. Для возмещения стоимости поездок и учета в налоговых расходах сотрудник должен предоставить чеки или квитанции, подтверждающие оплату.

🚗 Каршеринг. Расходы возмещаются и учитываются на основании договора аренды, то есть оферты с каршеринговой компанией, и чека об оплате.

🚙 Личное авто. Нужны путевой лист с маршрутом и расстоянием поездки, чеки на топливо и служебная записка с описанием цели поездки и ее деталей.

Все эти документы обычно может собрать и заполнить только сам работник — приходится рассчитывать на его порядочность и ответственность.

⭐ На платформе Яндекс Go для бизнеса к командировке можно подключить дополнительные сервисы: Такси, Драйв и Заправки. Вы заводите корпоративный счет, подключаете к нему сотрудников и устанавливаете лимиты по расходам. Они будут сами оплачивать поездки и топливо, а вы — получать отчеты.

Расходы каждого сотрудника видны в реальном времени. Вы точно знаете, где они заправляются, куда ездили на такси и каршеринге. Закрывающие документы для налоговой приходят на электронную почту по итогам месяца.

Расходы на питание

В большинстве случаев расходы на питание покрываются за счет суточных. То есть сотрудник получает каждый день определенную сумму и тратит ее по своему усмотрению, без отчетов перед бухгалтерией.

Размер суточных компания устанавливает самостоятельно и закрепляет во внутренних документах — например, в положении о командировках. Есть лимиты, в пределах которых они не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. По России это 700 рублей в день, за границей — 2500 рублей в день.

Траты сверх утвержденной нормы нужно будет обосновать и приложить к ним чеки. Главная проблема — опять приходится рассчитывать лишь на порядочность сотрудников.

⭐ Как помогает Яндекс Go для бизнеса? В платформу входят сервисы Еда и Лавка. Все стандартно: устанавливаете лимит по расходам на питание, а сотрудник сам закупается продуктами и блюдами, которые ему по душе.

Так вы точно будете видеть, что деньги он потратил на еду, а не на сувениры, развлечения или личные покупки. А если вдруг не хватит установленного лимита, вы можете в пару кликов его изменить.

Расходы на проживание

Обычно сотрудник самостоятельно оплачивает жилье, а работодатель возмещает его стоимость. Либо компания сама предварительно бронирует отель. При этом учет расходов зависит от того, где останавливался работник.

🏨 Гостиница. Сотруднику нужно предоставить в бухгалтерию счет на оплату отеля, чек или другой платежный документ. Там должны быть указаны название гостиницы, Ф. И. О. командированного, период проживания и сумма. Все нужные документы выдают на стойке регистрации.

Дополнительные услуги — например, мини-бар или тренажерный зал — учесть в расходах компании нельзя. С завтраками тоже есть нюанс. Если питание входило в стоимость, его учитывают как часть расходов на проживание. Но если нет, его возмещать компания уже не обязана.

🏢 Арендованная квартира. Также нужны отчетные документы: договор аренды, чек или счет. В таком случае компания может учесть оплату аренды в своих расходах. НДФЛ и взносы не начисляются.

Если документов нет, компания может возместить расходы, но должна будет удержать страховые взносы на всю сумму аренды и НДФЛ с той части, которая превышает установленный лимит суточных. То есть на руки сотрудник получит где-то на 40% меньше, чем по факту потратил.

⭐ Как помогают Яндекс Командировки? В сервисе можно быстро найти подходящее жилье — по аналогии с авиабилетами. В отличие от агентств, к которым часто обращается бизнес за помощью в оформлении командировок, выбор квартир и отелей здесь точно такой же, как для физлиц. При этом бизнесу доступна постоплата: бронируйте сразу, деньги переводите позже. Закрывающие документы, как и всегда, формируются автоматически.

Другие плюсы сервиса Яндекс Командировки

Сервис бесплатный и подходит компаниям любого размера: от корпораций с сотнями командировок до малого бизнеса, у которого их единицы. Никаких скрытых платежей, комиссий и дополнительных платных услуг.

При этом оформить командировку можно в едином личном кабинете — назначить сотрудника, выбрать точные даты и места поездок, а еще выставить лимиты по тратам в каждом сервисе. Отчет по расходам и необходимые для налоговой документы придут одновременно в конце месяца, либо их можно выгрузить в личном кабинете.

Регистрация — в несколько кликов. Заполните небольшую форму на сайте и сразу после этого получите полный доступ к личному кабинету.

А если возникнут вопросы или сложности во время самой командировки или освоения сервиса, поддержка Яндекс Командировок быстро ответит в чате или по телефону. Помогает даже ночью и в выходные дни.

Подключайтесь к сервису Яндекс Командировки, чтобы находить и бронировать билеты и отели по выгодным ценам, организовывать питание сотрудников в поездках и упрощать отчетность в разы.

Заинтересовались?

Листая дальше, вы перейдёте на business.go.yandex

Добавить в корзину Позвонить